Deloitte kritisch op interne controle Maastricht

Inhoudsopgave

De accountants van Deloitte zijn in een interim-controle kritisch over de manier waarop de gemeente controleert op de rechtmatigheid van uitgaven.

Gedane uitgaven zouden in eerste instantie gecontroleerd moeten worden door inhoudelijke vakafdelingen en daarna nog eens door de overkoepelende afdeling Concerncontrol. In de praktijk blijkt dat de inhoudelijke vakafdelingen dat niet doen en er ook geen capaciteit voor wordt vrijgemaakt. Hun werk wordt overgenomen door de afdeling Concerncontrol.

Deloitte: "Daarmee is er ten opzichte van voorgaand jaar geen verdere doorontwikkeling zichtbaar ten aanzien van het ‘three-lines-of-defense’-model."

Overneemt
Het feit dat Concerncontrole feitelijk taken overneemt van de inhoudelijke vakafdelingen betekent ook dat "Concerncontrol in de afgelopen jaren minder tijd heeft gehad voor het doorvoeren van verbeteringen in de primaire processen, in combinatie met haar adviserende rol. Tevens ontbreekt het hierdoor aan een verbijzonderde interne controle in de 3e lijn die de afdeling Concerncontrol moet uitvoeren."

Onderbezetting
Dat klemt te meer nu de accountants van Deloitte "hebben vastgesteld dat de personele capaciteit op de afdeling Concerncontrol onvoldoende is, en dat sprake is van onderbezetting." Uit andere stukken die de gemeente vandaag publiceerde wordt het vertrek van een van de ervaren concerncontrollers aangekondigd: hij ruilt zijn dienstverband in om als zelfstandige aan de slag te gaan bij de gemeente Eijsden-Margraten.

Risico
Voor de conclusies die de gemeente trekt over de rechtmatigheid van de uitgaven wordt nu geleund op de bevindingen van Concerncontrol. Tevens zijn er door de gemeente zelf ook interne controles geweest, waarvan de bevindingen leiden tot nieuwe controlewerkzaamheden. Deloitte daarover: "Het nader analyseren van deze bevindingen, in combinatie met het uitvoeren van aanvullende (gegevensgerichte) werkzaamheden, is noodzakelijk voor het kunnen afgeven van een getrouwe rechtmatigheidsverantwoording. Gezien de eerdergenoemde personele onderbezetting op de afdeling Concerncontrol zien wij hierin voor de korte termijn een risico, naast de reguliere werkzaamheden die de afdeling Concerncontrol uitvoert."

Deloitte adviseert de gemeente haast te maken de interne controle weer op orde te krijgen.

Continuïteit
De accountants adviseren de gemeente ook om scherpere keuzes te maken in de ambities. "In het kader van onze functie zien we dat de capaciteit, en daarmee de uitvoeringskracht, van de organisatie onder druk staat. Uiteindelijk moeten de beschikbare capaciteit en de uitvoeringskracht van de ambtelijke organisatie in lijn zijn met de ambities van de raad en het college. Dit blijft een belangrijk en urgent aandachtspunt in het kader van de continuïteit van uw bedrijfsvoering."

Realistisch
"Voor de gehele gemeente (raad, college en ambtelijke organisatie) geldt daarnaast dat het belangrijk is om keuzes te durven maken. Met andere woorden: stel prioriteiten, parkeer onderwerpen, en breng een volgorde aan in het belang hiervan. Ook dit helpt u met het dichter bij de realistische uitvoeringskracht brengen van de (stapeling aan) opgaven."

Waarmaken
Dat de ambities groter zijn dan de organisatie aankan blijkt ook uit de overschotten die de gemeente realiseert op de jaarrekeningen. Verantwoordelijk wethouder Manon Fokke zegt altijd op de eerste plaats dat dat vooral incidentele meevallers betreft. Volgens Deloitte gaat het ook om ambities die wel worden begroot, maar niet worden waargemaakt.